Как хранить квитанции и чеки
Немного о терминах
Квитанция — это форма расписки о приеме денежных средств.
Кассовый чек – документ, подтверждающий договор купли-продажи.
Квитанции выписывают в ситуации, когда организация оказывает услуги без использования контрольно-кассового аппарата. Во всех остальных случаях о факте покупки или обслуживания будет свидетельствовать чек.
Оба эти документа необходимо хранить как минимум на протяжении гарантийного срока. Пригодятся такие бумаги и при оформлении налогового вычета, например, на приобретение лекарственных средств. Но вот в чем проблема: термобумага, на которой они отбиваются, плохо хранится. И порой напечатанное на ней исчезает практически полностью, если чек держали неверно.
Правила хранения бумажных документов
-
Самый надежный способ – сделать ксерокопии квитанций и чеков и заверить их у нотариуса.
-
Каждую бумагу (и оригинал, и копию) следует поместить в файлы с перфорацией отдельно друг от друга. Затем положить в коробку или выдвижной ящик стола. Очень важно, чтобы в непосредственной близости не было источников тепла – например, обогревателя или батареи отопления.
-
Крайне сложно сохранить чек, если на него попала хотя бы капля жира или масла. Поэтому при получении необходимо положить его в такое место, где возможность контакта с подобными веществами исключена.
-
Если чеков очень много, есть вероятность запутаться. В этом случае разумно хранить их вместе с документами на товар. Например, с инструкцией по эксплуатации, гарантийным талоном и т.п. Чек от обуви можно оставить в «родной» коробке от нее же.
-
Срок хранения квитанций отличается в зависимости от товара. Например,
-
на продукты питания – 24 часа;
-
на оплату парковки — 3 года;
-
на приобретение движимого имущества – до 5 лет;
-
на покупку квартиры, дома или дачи – бессрочно.
Чеки на нижнее белье или носки хранить не обязательно: даже в случае очевидного заводского дефекта оформить возврат этих товаров или обмен не представляется возможным. А вот фискальный документ о приобретении лекарств приберечь стоит: на него можно оформить налоговый вычет, если лекарство приобретено по рецепту, а он в свою очередь оформлен на специальном бланке со всеми печатями по установленным правилам.
Как хранятся электронные квитанции
Услуга оказана онлайн. Как получить на нее чек, как его хранить?
Практически всегда при оформлении покупки в интернет-магазине или на сайте пользователь указывает e-mail. Обычно сюда приходит электронный чек или ссылка на него. Кроме того, вся документация хранится в личном кабинете пользователя.
Еще нагляднее это можно объяснить на примере.
Предположим, вы воспользовались услугами системы платежных сервисов «Золотая Корона». Если речь идет о денежном переводе, и вам необходима квитанция об отправке онлайн, откройте раздел «Личный кабинет«, введите номер своего телефона. Вы увидите объединенную историю операций, в которой перечислены отправления наличными и с карты. Квитанцию за трансферт через интернет можно запросить на свой электронный адрес и распечатать при необходимости.
А вот так будет выглядеть запрос на получение квитанции о совершенном платеже в сервисе «Погашение кредитов» от «Золотой Короны». Тут все операции также сохраняются в объединенной Истории.
По словам специалистов сервиса, все онлайн-платежи клиента хранятся бессрочно. Сведения об оплате наличными отображаются в Личном кабинете за последние 6 месяцев. В будущем срок хранения данных планируется продлить.
Зачем хранить чеки и квитанции
-
платежные документы подтверждают факт оказания услуги или приобретения товара. В случае, если необходимо отстоять ваше право потребителя, чеки и квитанции будут очень кстати. Закон не обязывает покупателя хранить их, но с полным комплектом бумаг доказать свою правоту гораздо легче.
-
фискальные документы помогают вести полную достоверную домашнюю бухгалтерию, контролировать свои доходы и расходы и планировать бюджет.
-
наличие чека может избавить от неправильно выписанного штрафа. Важно помнить не только о гарантийном периоде, но и о сроке исковой давности: обычно он составляет 3 года.